業務効率化とは？方法と手順に関して

「業務効率化」とはなに？

「業務効率化」とは、業務における無駄な作業などを省き、効率を良くする取り組みです。時間や作業の無駄を削減することで、企業の収益を高めることにも直結する大切な施策といえます。

企業をより長く存続させるためには、業務効率化を図って無駄を最小限に抑えつつ、利益を最大限に出すことを意識することが重要です。

よく混同される「生産性向上」とは？

よく同じような意味に捉えられてしまう言葉が「生産性向上」です。しかし、この2つの言葉の意味は異なります。

生産性向上とは、保有する資源によって生産される成果の最大化を目指すことです。つまり、業務効率化は大きな成果を生むための「手段」であり、生産性向上は「目的」といえるでしょう。すなわち、「生産性向上のために業務効率化を図る」わけです。

業務効率化を図る際の注意点

ここで、業務効率化を図る際に注意しておくべき点について紹介します。

会社にあったやり方を選ばなければ逆効果

まずは、自社にとって相応しい業務効率化の方法を選ぶ必要があります。会社にマッチしない方法を選んでしまうと、費用や時間を浪費してしまうことにもなるでしょう。

例えば、多くの企業が働き方改革の一環として取り入れている「ノー残業デー」を自社にも取り入れてみると仮定します。しかし、単純に残業時間を減らす目的でノー残業デーを取り入れたとしても、それは残った業務を翌日に持ち越しているだけに過ぎないのです。その結果、隠れ残業をする人が出てきたり、残業代のない管理職が残業したりと悪循環になってしまいます。

効率を重視しすぎると顧客満足度が低下する

業務効率化を意識しすぎた結果、大きなミスにつながって顧客満足度が低下してしまうケースもあります。

業務効率化を図るためにシステムを導入する会社は多いです。しかし、システムの使い方や情報伝達が不十分だった場合、業務に遅れが出てしまいます。最悪の場合、出荷に間に合わず顧客に迷惑をかけることもあるでしょう。

顧客満足度を向上させるために業務効率化を図ってシステムを導入したはずなのに、これでは本末転倒といえます。業務効率化は、あくまでも手段だという認識を忘れないようにしてください。

業務効率化をするポイントは3つ

次に、業務効率化をおこなうポイントを3つ紹介します。

必要な情報を可視化しておく

業務効率化を図る際には、必要な情報を可視化しておくことが重要です。無駄な時間や作業を発生させないためにも、必要な情報がすぐにわかるように情報共有ツールを導入するなどをおすすめします。

また、業務の効率化を図るためと単純に情報共有ツールを導入するだけではなく、ツールを活用する習慣を従業員に定着させる必要があります。情報共有ツールを実際に導入した事例を次に紹介しましょう。

情報共有ツールを導入した事例

ある会社では、「◯◯の情報は、Aさんが情報発信する担当ね」と担当者を置き、「その人が情報共有をしなければほかの人に情報が行き届かない」という状況を作り出しました。このように、情報共有ツールを積極的に活用していくために、担当者をつけることで業務効率化を図ったのです。

フレームワークを活用する

PDCAサイクルとは、個人から企業まで多くの人が使用する「計画・実行・評価・改善」のサイクルを繰り返すことで業務を改善する施策です。ただし、業務改善におけるPDCAサイクルは、「計画」から始めるのではなく現状を「評価」することから始めなければなりません。

PDCAサイクルをはじめとするフレームワークは、型にはめて現状を分析することで改善策を見出すことができます。

ルーティン業務は自動化する

人間が行わなくても良い業務は、すべて自動化してしまうのも1つの手段です。

コールセンターの仕事を例にとって解説します。コールセンターにくる問合せのうち、簡単な質問に対する回答を「自動音声」に任せれば、担当者はほかのお客様対応することができます。

このように機械でもできる仕事やルーティン業務を自動化することで、ほかの仕事に集中することが可能となるのです。

業務効率化の手順と方法

最後に、具体的な業務効率化の手順とその方法について説明します。

手順①目的意識を会社全体で共有する

はじめに、経営陣と現場の全員で業務効率化に対する目的意識を共有しておきましょう。

もしも経営陣が無駄と考える業務を削減する施策を打ち出しても、その業務は現場の従業員にとって必要な業務の可能性があります。こうした認識の差がある状態で一方的に業務効率化を図ると、「上は何もわかっていない」などと従業員の反発を生む結果になるでしょう。そうならないために、会社全体で目的意識を共有することが重要といえます。

【方法】CRMやSFAなどのシステム導入

具体的な方法は、「CRM」や「SFA」などの業務効率化を図ることができるシステムの導入をおすすめします。

・CRM：顧客情報を管理・蓄積して、必要な情報を瞬時に表示させたり、顧客を分析して適切な情報や商品を提供するマネジメントシステム

・SFA：営業先や案件を一元管理し、書類作成も可能な営業活動を支援するシステム

両者は混同されることも多いですが、まったく別のシステムなので留意しておきましょう。
これらのシステムを導入することで、これまで人の手で行われてきた顧客管理などの仕事を自動化することができます。人的ミスを防ぐことができて効率よく業務を進めることが可能です。

手順②部署ごとの仕事を可視化する

前述のとおり、業務効率化を図るためには、必要な情報を可視化することが大切です。可視化することを自分の所属する部署内に留めず、部署間の仕事においても必要な情報を見えるようにしておくことをおすすめします。

例えば、ある部署で行っている仕事をほかの部署でも見えるようにしておくことで、関連する部署が情報の把握に時間を取られません。時間を短縮することが可能になるのです。

【方法】タスク管理ツールの導入

タスク管理ツールを導入することで、それまでは担当者や期限・スケジュールなどがバラバラだった仕事も一括して管理することが可能です。また、「進行中」なのか「完了」なのかなど、その仕事のステータスが一目瞭然になるため、遅れている仕事があれば協力して行うこともできます。

手順③優先順位を意識する

どのような仕事にも優先順位が存在します。多くの仕事の中からどれが重要なのかを判断することが難しいと感じる人は「ToDoリスト」などを活用しましょう。

自分が今日中にやることを書き出してリストにします。そのなかから、重要性・緊急性が高いものや納期が切迫しているものなどを判断しましょう。こうして仕事に優先順位をつけることで、スムーズに仕事を進めることができます。

【方法】アウトソーシングを活用する

アウトソーシングを活用することで行うべき仕事が減り、優先順位が見えやすくなります。従業員が優先順位を判断しやすい状況を作り出すことも、業務効率化には重要なことです。

また、専門的な仕事は、プロに任せる方がクオリティの高いものができあがります。これを利用して、専門的な仕事をアウトソーシングするのがおすすめです。従業員一人ひとりをプロレベルまで育て上げるのは不可能なことです。専門性の高い仕事を外注すれば従業員の時間を空けることができるので、その分社内の人間にしかできない仕事をしてもらいましょう。

ツールを活用しながら業務効率化を目指そう

業務効率化を図る際には、自社に合った方法を検討することが非常に重要です。もしも、自社とマッチしていない方法をとっている場合、そこにはきっと無駄な時間や費用が発生しています。また、業務効率化を意識しすぎてしまうと、顧客満足度の低下を招いてしまう可能性もあります。こうしたことに注意しながら、業務効率化を計画してみてください。